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Worauf müssen Sie sich vorbereiten, wenn Sie Ihren Shop auf einen neuen Server umziehen? Case study Elwix.pl

Der Umzug eines Onlineshops von einem Server auf einen anderen scheint aus der Sicht eines Spezialisten kein kompliziertes Unterfangen zu sein, wenn der gesamte Prozess gut durchdacht und geplant ist. Viele E-Commerce-Manager und Onlineshop-Besitzer werden dem sicherlich zustimmen. Es gibt jedoch Fälle, die von den allgemein anerkannten Standards abweichen. Heute wollen wir die Geschichte eines solchen, weniger standardisierten Umzugs beschreiben.

Warum dieses Thema?

Der Umzug auf einen anderen Server und die Datenmigration ist ein so wichtiger und vielschichtiger Prozess, dass er organisiert und gut vorbereitet werden muss. Aber selbst wenn das Ganze sorgfältig geplant ist, können wir auf Probleme stoßen, die unabhängig von unserem Handeln sind. Diese Probleme sind zwar nicht vorhersehbar, aber man kann sich bis zu einem gewissen Grad darauf vorbereiten. Wir werden den schwierigen Fall des Serverumzugs für den Onlineshop Elwix.pl beschreiben und Ihnen auch davon erzählen:

  • Welche Probleme können durch einen fehlerhaft funktionierenden Server verursacht werden?
  • Was ist im Migrationsprozess am wichtigsten – welche Elemente und Maßnahmen sollten berücksichtigt werden?
  • Gibt es perfekte Server und was sollte bei der Auswahl eines neuen Servers beachtet werden?

Ergebnisse unserer Arbeit

Dank der Zusammenarbeit mit uns hat der Kunde gewonnen:

  • Der neue Server, bei dessen Auswahl wir halfen, geht viel besser auf die Bedürfnisse des Kunden ein – er ist technisch stabil; er hat die Kapazität, den Bedarf aller drei Shops zu decken; der Kundendienst und die Kommunikation mit dem Dienstleister sind auf einem zufriedenstellenden Niveau.
  • Wir verkürzten die Zeit der Nichtverfügbarkeit der Shops für den Endkunden während der Übertragung der Daten auf einen anderen Server auf ein Minimum; der Umzug von drei Onlineshops und vielen E-Mail-Boxen dauerte sehr lange.
  • Trotz unvorhergesehener Situationen und Problemen mit dem alten Server während des Umzugs wurde der Prozess kurz vor Ablauf der Frist abgeschlossen.

Warum ist der Kunde mit der Zusammenarbeit zufrieden?

  • Dank des Serverwechsels laufen die Shops stabiler; zahlreiche Probleme, die durch den alten Server entstanden sind, wurden beseitigt.
  • Der neue Server ermöglicht die Umsetzung optimalerer Lösungen und den effektiveren Betrieb in Bezug auf Zeit und Kosten sowie berücksichtigt die Entwicklungsperspektive von Shops.
  • Wir reagierten schnell und effektiv auf Probleme, die während des Transferprozesses auftraten.
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Über Elwix

Elwix.pl ist ein autorisierter Vertreter von sehr beliebten und geschätzten Marken für Kleidung und Schuhe: Wrangler, Lee, Levi’s, Mustang, Eastpak. Elwix ist auch ein offizieller Vertreiber der Marke Vans. Das Unternehmen verfügt über 13 stationäre Geschäfte, 3 Markenzonen auf Allegro und 3 Onlineshops, die von Convertis betrieben werden.

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Wichtige Herausforderungen

Als langjähriger Partner unseres Kunden konnten wir uns von den Schwierigkeiten, die der alte Server im Betrieb verursachte, selbst überzeugen. Der Kunde verfügte nicht über einen eigenen Server, sondern verwendete ein dediziertes Hosting, das drei Shops bedienen sollte. Der vom Hosting-Provider zur Verfügung gestellte Serverplatz reichte für seine Bedürfnisse nicht mehr aus. Dies führte zu technischen Problemen. Es gab auch kurze, aber sichtbare Unterbrechungen im Betrieb des Servers, obwohl dieser zu einem der größeren und bekannteren Dienstanbieter auf dem Markt gehörte. Wie wirkte sich dies auf den tatsächlichen Arbeitsalltag der Onlineshops aus?

Überlastungen in Schlüsselmomenten

Einige der Produkte, die unser Kunde anbietet, sind saisonabhängig. In der Hauptverkaufszeit, in der es besonders wichtig ist, dass alles einwandfrei funktioniert, war der Server nicht in der Lage, den großen Website Traffic nicht bewältigen. Außerdem stieg der Umsatz von Jahr zu Jahr, so dass dieses Problem immer ernster wurde.

Technische Einschränkungen

Fehler und technische Einschränkungen, die immer häufiger auftraten, hinderten uns daran, effektiv zu arbeiten. Dies bedeutete auch zusätzliche Kosten für den Kunden. Zum einen waren sie mit „Feuerlöschen”, d.h. dringenden Reparaturmaßnahmen, verbunden, zum anderen nahm die Arbeit an diesem Server aufgrund der auftretenden Fehler einfach mehr Zeit in Anspruch. Gleichzeitig tauchte während der Arbeit, wie ein Mantra, eine Warnung auf: „Aber Vorsicht, denn der Server…”. Aufgrund der fehlerhaften Funktionsweise waren wir gezwungen, Workarounds und spezielle Lösungen zu entwickeln und manchmal auf bestimmte Funktionen zu verzichten.

Hauptziele der Zusammenarbeit

  • Die Auswahl einer Lösung, die den Bedürfnissen des Kunden entspricht, die Entwicklung des Onlineshops ermöglicht und einen erhöhten Website Traffic bewältigt.
  • Sicherstellung des stabilen Betriebs von drei Onlineshops.
  • Effiziente Übertragung aller Daten.

So verlief unsere Zusammenarbeit

  • Der Umzug eines Shops von einem Server auf anderen ist aus der Sicht der Koordinierung des gesamten Prozesses eine viel schwierigere Aufgabe als reine Programmiertätigkeiten. Ohne Analyse und detaillierten Aktionsplan, der auch die Bestimmung der Risiken einschließt, die auftreten können (und oft auch auftreten), ist eine reibungslose Durchführung schwierig, insbesondere wenn uns zwischendurch etwas überrascht. So verlief der Serverwechsel und so reagierten wir auf Schwierigkeiten.

  • Serveranalyse

    Die Serveranalyse ist der erste Schritt. Bevor man Maßnahmen ergreift, muss man sich vergewissern, was darauf gespeichert ist, welche Prozesse stattfinden, wie hoch die Kosten sind, was der Inhalt des Hosting-Vertrags ist, welche Änderungsmöglichkeiten es gibt, damit die Maßnahmen so reibungslos wie möglich durchgeführt werden können, ohne dass es zu Ausfallzeiten im Betrieb des Onlineshops kommt. In diesem Fall ist der Server seit 8 Jahren in Betrieb. Nach so langer Zeit kann es zu Speicherfehlern in Bezug auf laufende Dienste und Einstellungen kommen. All dies musste überprüft werden. Das war eine zusätzliche Schwierigkeit, und wir verbrachten damit viel Zeit.

  • Ein detaillierter Aktionsplan

    Ein Serverwechsel besteht aus vielen voneinander abhängigen Prozessen, die oft gleichzeitig ablaufen. Ein Server lässt sich nicht von heute auf morgen wechseln – vor allem nicht, wenn es sich um so große „Projekte” wie in diesem Fall handelt. Es ist eine Aufgabe, die sorgfältige Überlegungen und einen detaillierten Aktionsplan erfordert – kein Element darf übersehen werden. Man muss planen und wissen, was und wann zu tun ist und wer dafür verantwortlich ist sowie welche Risiken in jeder Phase auftreten können. Gerade dank eines solchen Ansatzes und der Bereitschaft, schnell zu reagieren, kann man die Probleme, die im Prinzip niemandem bei einer Servermigration entgehen, unter Kontrolle halten. Es ist unmöglich, alles vorherzusagen und zu berücksichtigen.

  • Koordinierung der Arbeiten anderer Auftragnehmer - mögliche Risiken

    Der Umzug eines Onlineshops auf einen anderen Server ist eine Aufgabe, die von mehreren Personen gleichzeitig ausgeführt wird. Einige von ihnen sind Menschen, die nicht jeden Tag miteinander arbeiten – sie sind Partner und Dienstleister unseres Kunden. Daher ist neben einem klar definierten Aktionsplan auch die Kommunikation entscheidend. Wenn sie fehlt oder aus irgendeinem Grund eingeschränkt ist, können sich scheinbar einfach zu lösende Probleme zu einem ernsten Problem werden oder ihre Umsetzung wird erheblich verzögert.

    Im Rahmen dieses Projekts arbeiteten wir mit zwei Unternehmen, die Dienstleistungen für die Integration von Onlineshop in das Verkaufsprogramm erbringen, sowie mit zwei Administratoren – des alten und des neuen Servers zusammen. Der Prozess erforderte daher die Koordinierung der gemeinsamen Aktivitäten mehrerer Personen.

    Die Schwierigkeiten, die zu Verzögerungen gegenüber dem angenommenen Zeitplan führten, waren wiederum auf die Fehlfunktion des alten Servers zurückzuführen, der die Verbindungen unterbrach und die Übertragung von Dateien auf den neuen Server verhinderte. Das war nicht die einzige Überraschung, die wir erlebten. Die Probleme waren ernst und mussten dringend behoben werden.

    Während der laufenden Bedienung ist der E-Mail-Kontakt – das so genannte Ticketing System – eine ausreichende und häufig genutzte Form der Kommunikation. Es hält die Kommunikation klar, strukturiert und dokumentiert. In Krisensituationen ist sie jedoch nicht mehr wirksam. Dann ist die beste Lösung der direkte, telefonische Kontakt mit einem Spezialisten, der auf der Seite des Dienstleisters arbeitet – so lassen sich Schwierigkeiten viel einfacher und schneller lösen. Viele Unternehmen, insbesondere große Unternehmen, bieten eine solche Möglichkeit jedoch nicht an. Unsere Situation war nicht alltäglich, sie erforderte eine schnelle Reaktion, die per E-Mail nicht möglich war. Erst die Intervention unseres Projekt Managers und seine Entschlossenheit führten dazu, dass der Dienstleister die Ernsthaftigkeit des Problems erkannte und sich direkt an einen Spezialisten wandte.

  • Reinigung des alten Servers

    Für manche mag dies wie ein mechanischer, unbedeutender Prozess erscheinen. Bei diesem Projekt half uns jedoch die Reinigung des alten Servers von unnötigen Dateien, den Bedarf des Kunden einzuschätzen. Dank dieses Prozesses hatten wir ein klares Bild davon, wie viel Serverplatz die Shops tatsächlich belegten. Dies wiederum half uns bei der Wahl eines richtigen Abonnementtarifs auf dem neuen Server unter Berücksichtigung des erforderlichen, zusätzlichen Speicherplatzes.

Unsere Rolle

  • Ausarbeitung eines detaillierten Aktionsplans und Koordinierung der Arbeit mehrerer Personen, einschließlich Spezialisten anderer, externer Unternehmen, die spezifische Dienstleistungen anbieten

    Der Serverwechsel und die Datenübertragung betrafen sogar drei Onlineshops und viele E-Mail-Boxen. Es war ein außergewöhnlich großes Projekt. Bevor der Aktionsplan erstellt wurde, verbrachten wir viele Stunden damit, uns mit dem Kunden zu beraten und alle Details festzulegen. Wir mussten genau feststellen, wer, wofür und zu welchem Zeitpunkt verantwortlich war.

    Eine weitere Herausforderung bestand darin, die Onlineshops in zwei Verkaufsprogramme zu integrieren. Dies bedeutete, dass die Arbeit mehrerer Personen, darunter auch Spezialisten von externen Unternehmen, synchronisiert werden musste. Wir haben auch diesen Prozess überwacht.

  • Reaktion auf Probleme und Herausforderungen, die während des Prozesses auftreten; Bereitschaft zum Handeln und zur schnellen Reaktion

    Eine der größten Herausforderungen beim Umzug eines Servers ist die schnelle Reaktion auf auftretende kleinere und größere Probleme. Dass wir mit ihnen zu tun haben werden, ist sicher. Dies ist umso schwieriger, wenn externe Spezialisten in den gesamten Prozess eingebunden sind. Das Heilmittel für solche Herausforderungen besteht darin, die Struktur des gesamten Prozesses im Detail zu durchdenken, was die Koordinierung der Arbeiten erleichtert, auch die, die sich aus unerwarteten Problemen oder Fehlern ergeben.

  • Beratung bei der Serverauswahl

    Auf dem Markt gibt es viele Serveranbieter, die Server in verschiedenen Konfigurationen anbieten (VPS, Hosting, dedizierte Server, skalierbare Cloud-Lösungen). Da wir selbst mit mehreren Anbietern zusammenarbeiteten, konnten wir diejenigen empfehlen, mit denen unsere Zusammenarbeit am besten verläuft. Es handelte sich also um Dienstleister, die wir weitgehend testeten. Der Kunde verließ sich auf unsere Erfahrung.

Und was sagt der Kunde über das Ergebnis der Zusammenarbeit?

  • Ein sehr gut geplanter und vorbereiteter Prozess.
  • Schnelle Reaktion auf Probleme und Bereitschaft, auf Schwierigkeiten zu reagieren, die trotz detaillierter Analysen schwer vorhersehbar waren.
  • Dank der guten Koordinierung des Prozesses konnten sowohl erwartete als auch unerwartete Probleme angemessen bewältigt werden. Bestimmte Aufgaben wurden Personen zugewiesen, die sie ausführen konnten.

Und was sagt der Kunde selbst über die gemeinsam erzielten Ergebnisse?

 

Wie kann man am einfachsten einen Server auswählen? Convertis anrufen! Tatsächlich würde ich niemals in meinem Leben das Risiko eingehen, einen Server auszuwählen, den ich selbst im Internet fand. Ich hatte viele Projekte, und ich bin an viele Krisensituationen gewöhnt, die auftreten können; es gibt immer kleinere und größere Probleme. Ich habe keine Angst vor ihnen, solange ich ein Team an meiner Seite habe, das mir hilft, den Herausforderungen gewachsen zu sein. Was würde ich verbessern, wenn ich den Server erneut wechseln würde? Urlaubstermin! (…) Wir planten es sehr gut, aber der alte Server brauchte einige Zeit (…). Auf dem Heimweg war ich mir dessen bewusst, dass ich Mirek damit allein lasse und wir auf jeden Fall am Abend in Kontakt wären. Ich fragte mich, ob es noch klappen wird. Gleich schalte ich den Computer ein – wir haben es geschafft! Am Freitag um 16 Uhr, meinem letzten Arbeitstag, bereiteten wir alles bis ins Einzelne genau vor.

Paweł Wołoszyn, Elwix.pl

3 Tipps für Sie

  • Bei einem Serverwechsel, insbesondere bei komplexeren Onlineshops, treten immer mehr oder weniger Schwierigkeiten auf; niemand kann, selbst bei sorgfältiger Planung, alle Details vorhersehen; der beste Rat ist, auf Schwierigkeiten zu reagieren.
  • Analysieren Sie bei der Auswahl eines Servers Ihre Bedürfnisse; der Server muss sich in erster Linie in technischer Hinsicht bewähren; denken Sie daran, dass es keine idealen Lösungen gibt, die alle Ihre Erwartungen erfüllen, auch wenn Sie aus vielen Anbietern und Optionen wählen können; aus Erfahrung wissen wir, dass es sich lohnt, Lösungen zu wählen, die bereits von jemand anderem getestet wurden.
  • Bei der Wahl eines Dienstanbieters ist es gut, auf empfohlene Unternehmen zu setzen, aber nicht auf die größten und kleinsten Anbieter, denn bei ihnen ist der Kundendienst (Reaktionszeit bei Problemen, Kommunikation) in der Regel auf einem niedrigeren Niveau.